Продолжаем разбираться с ЭТрН. Согласно 140-ФЗ с 1 сентября 2026 года вместо бумажной транспортной накладной действует только электронная — ЭТрН. Обмен идёт через операторов ЭДО, а данные попадают в государственную информационную систему — ГИС ЭПД.
Нововведение касается всех участников грузоперевозок: грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя и экспедитора.
Когда ЭТрН не нужна
Есть несколько исключений:
Доставка своим транспортом
Если перевозка в договоре поставки не выделена как отдельная услуга.
Самовывоз покупателем
Если покупатель забирает товар на собственном транспорте.
Перемещение между своими подразделениями
Когда груз перемещается внутри одной компании.
Но даже в этих случаях для налогового учёта нужны путевые листы.
Что будет, если бизнес не перейдет на электронные накладные?
Переход на электронные транспортные накладные — это не просто новый формат документов. Для бизнеса отказ от перехода может привести к штрафам и налоговым рискам.
Штрафы
До 1 марта 2027 года за отсутствие ЭТрН штрафов не будет — при наличии бумажных документов возможно только устное замечание.
После этой даты применяется статья 11.14.3 КоАП РФ:
- Водитель — 500 ₽ или предупреждение.
- Должностное лицо или ИП — от 25 000 до 50 000 ₽.
- Юридическое лицо — от 100 000 до 300 000 ₽, а при повторном нарушении — от 500 000 ₽ до 1 млн ₽.
Штраф может применяться за каждый рейс, поэтому при большом количестве перевозок итоговая сумма может быть значительной.
Налоговые риски
При отсутствии оформленной ЭТрН налоговая может поставить под сомнение транспортные расходы и вычеты по НДС.
Возможны:
- непризнание расходов при расчете налога на прибыль или УСН;
- отказ в вычете НДС;
- доначисление налогов и пеней.
Важно: ЭТрН не заменяет договор, УПД, счет-фактуру или акт, а дополняет документооборот.
Ошибки тоже имеют значение
Некорректные сведения в ЭТрН могут привести к расхождениям между участниками перевозки, вопросам налоговой, задержкам при приемке груза и простою транспорта.
Чек-лист: как подготовиться к работе с ЭТрН
Если вы еще не разобрались, как настроить работу с электронными транспортными документами, используйте этот чек-лист.
1. Определите схемы доставки
Составьте список всех схем доставки, которые использует компания, и определите роль каждой стороны.
2. Проверьте исключения
Определите, какие из ваших перевозок не требуют оформления ЭТрН.
3. Проверьте оператора ЭДО
Уточните, работает ли ваш оператор ЭДО с ИС ЭПД. Если нет — подключитесь к уполномоченному оператору.
4. Настройте роуминг
Проверьте роуминг с основными поставщиками, покупателями и перевозчиками.
5. Назначьте ответственных сотрудников
Определите сотрудников, которые будут подписывать ЭТрН на складах и в удаленных офисах.
6. Оформите МЧД и электронные подписи
Подготовьте машиночитаемые доверенности и электронные подписи для сотрудников, работающих с ЭТрН.
7. Настройте работу в 1С
Проверьте, что ваша учетная система готова к созданию, подписанию и обмену электронными транспортными накладными.
Лучше проверить готовность компании к работе с ЭТрН заранее, чем перестраивать документооборот уже после возникновения проблем.
