Электронные трудовые книжки – обязанности работодателя и как перейти на новый формат

Под занавес уходящего года 16 декабря 2019 года были приняты два федеральных закона об электронных трудовых книжках:

• № 439-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде» и
• № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» .

Согласно данным законам работодатели обязаны до 30.06.2020 года уведомить каждого сотрудника в письменном виде под роспись о необходимости подать заявление о выборе формата его трудовой книжки: бумажный или электронный.

Если сотрудник желает перейти на ЭТК или отказаться, он подает работодателю заявление до 31.12.2020 года. Вести ЭТК будет ПФР.

Обязанности работодателя

Для создания и ведения информационной базы в электронном виде работодатель, начиная с 2020 года на каждого работника обязан представлять в ПФР сведения о его трудовой деятельности. Данные сведения в виде нового отчета по форме СЗВ-ТД работодатель сдает в ПФР до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имелись случаи:

• приема на работу,
• перевода на другую должность или увольнение,
• а так же если поступило заявление от работника о выборе ЭТК.

Это первый шаг к полной цифровизации кадровых документов. Чтобы успешно его осуществить рекомендуем компании или предпринимателю сделать следующее:

• назначить ответственных лиц;
• скорректировать их должностные инструкции;
• разработать бланк уведомления и заявления;
• внести изменения в правила приема, перевода и увольнения работников,
• а так же скорректировать трудовой договор.

Таким образом, ПФР сформирует новый раздел индивидуального лицевого счета застрахованного лица – «сведения о трудовой деятельности», в котором будет содержаться информация для формирования пенсионных прав работающего гражданина.

Компания «Бухгалтерия Плюс» предлагает профессиональную помощь по подготовке всех необходимых документов и составлению отчетности.